סוגי המינוח של המקרים, התכונות שלהם ואת המטרה

ארגון של זרימת עבודה יעילה בארגון הוא בלתי אפשרי ללא היווצרות של תנאים מתאימים על זה. אחד מהם המינוח של המקרים בצורה אלקטרונית או על נושאות נייר. אם מומחה שפעילויותיו קשורות למסמכים, לשאול: "שם את סוגי המינוח של מקרים" - אז הוא חייב לטעות בהם ללא ספק. העובדה היא כי עובדים אלה נדרשים לדעת את הסיווג על מנת לנווט במהירות במערך של תיעוד.

המינוח של המקרים: מושג, סוגים, תוכן, משמעות

לפני שמתאר את סדר הבריאה, יש צורך להבין את המינוח. סוגי המינוח של המקרים הקטגוריות שפותחו בטופס קבוע של רשימות שיטתי של שמות מתחמי המסמכים שנוצרו בארגון במהלך פעילותו עם אינדיקציה לתקופות אחסון. הם נחוצים לחיפוש מהיר של המעשים הדרושים. מאיכות המינוח יהיה תלוי במהירות העבודה עם העיתונים. רשימות משמשות להפיץ ולקבץ מסמכים מיושמים בתיקיות, לאחד את האינדקס, לקבוע תקופות אחסון. הם מספקים את היצירה של קבצים התייחסות לשמש כמקור של מידע חשבונאי. בפועל, כך סוגי המינוח של המקרים, כאדם טיפוסי, משוער. הארגון חייב לפתח באופן עצמאי את הרשימה תוך לקיחה בחשבון את הפרטים של פעילותה.

דרישות

בהתחשב סוגי המינוחים של המקרים, תכונותיהם ותכליתם, מעשים נורמטיביים מגדירים את הכללים המשמשים בהרכב שלהם. בעת יצירת הרשימות, עליך:

1. לבחון את אחדות הגישות לארגון של חשבונאות, תיאור, שיטתיות, חיפוש ואחסון של תיעוד.
2. השתמש באינדקס. הוא מספק את השינויים, התיקונים והתוספות לחלקים הרלוונטיים של הרשימות.
3. שליטה על יציבות המדדים.

מאפיינים כלליים

שקול לרגע מינוי וסוגי המינוח של המקרים, שהוזכר לעיל. רשימות אישיות פותחו עבור ארגון מסוים. הם משקפים את התיעוד המשמש בפעילות היומיומית שלו. בתעשייה אחת, ככלל, ארגונים המעסיקים אותו סוג של מעשים מעורבים. עבור איחוד שלהם וקיבוץ משמשים טיפוסי ומופתה המינוח של העניינים. האחרון יש אופי המלצה. אופייני סוגי המינוחים המקרים הם חובה. הם בדרך כלל להקים אינדקס אחד עבור ארגונים ברחבי התעשייה (המערכת). מופעים טיפוסיים ומופתים מתקבצים על ידי ארגונים ברמה גבוהה יותר. הם פועלים כבסיס להקמת רשימות בודדות עבור ארגונים ספציפיים. הם, בתורם, כפופים להסכמה עם המבנים הגבוהים. סוגי המינוח של המקרים ואת העיצוב שלהם מנוהלים על ידי מוסמךמומחים. הם מעורבים בהכנת רשימות וארגון עבודה איתם. המינוח נוצר חייב להיות מתואם עם המשרד ואת הארכיון של הארגון.

נקודה חשובה

המינוח של המקרים חייב להיות נוכח בכל אחדהארגון, ללא קשר לקיומו של מודל או רשימת אינדיקציה. עבור הארגון, פיתוח של מסמך מורכב נחשב אופטימלי. זה כולל את כל סוגי המינוח של המקרים יחידות. הרשימה המאוחדת מתואמת עם הארכיון המתאים. לאחר אישור ראש, תמציות המחלקה נשלחות ליחידות המבניות לשימוש ביצירה.

ספציפיות של הידור

עבור העובדים המפתחים את הרשימות, חשוב לדעת לא רק מה, איזה סוג של המינוח של המקרים קיימים, אלא גם את ההרכב, מספר המסמכים,המשמשים את הארגון. במסגרת פעילותם, מומחים משתמשים בתקנות הארגון, ברשימות הנוכחיות וברשימות שנה שעברה של פעולות, לוחות זמנים של צוותים, סיווגים, מלאי, כרטיסי ייחוס וכו '. תוכנית הסיווג של המינוח תהיה תלויה קודם כל במבנה הארגון. חשיבות רבה הן התפקידים שהארגון מיישם. בהקשר זה, הן החטיבות הפנימיות והן משימות הניהול יכולות לשמש קטגוריות סיווג.

סוגי מסמכים

המינוח של המקרים חייב להכיל את כל המעשים,המשקף את הפעילות של הארגון. המסמכים המשמשים את העמותות הציבוריות נכללים ברשימות הארגון שלפיהם הוקמו. ב המינוח ייתכנו מקרים לא גמורים שהגיעו מארגון צד שלישי לפתרון, כרטיסי התייחסות. המהדורות המודפסות אינן כלולות ברשימה. בפרט, הם כוללים אוספים של החלטות, עלונים, ספרי עיון, כתבי עת מופשטים, חוברות, אינדקסים וכן הלאה. אלפבית וחומרים תומכים אחרים אינם נכללים במינוח, שאינו משקף את הכיוונים העיקריים של עבודת הארגון.

סדר כללי

נוסח המינוח של המקרים הוא פורמלי בצורת רשימה של סעיפים וסעיפים קטנים של הסיווגתוכניות. במקרה זה, את הכותרות של מתחמי המסמך מסומנים. המידע הדרוש מהמסמכים נרשם בצורה של הצהרות. לאחר מכן, הם משמשים להיווצרות של טיוטת המינוח. הרשימה יכולה להיראות כמו שולחן. לדוגמה:

המינוח של מקרים בבית הספר מתקן של 8 סוגים

מס.	אינדקס	כותרת	מספר יחידות	חיי מדף	הערה.
1	2	3	4	5	6
שם הסעיף

הגדרת ניסוח לכותרות

היא מתבצעת על פי הכללים שנקבעו. בפרט, עליהם:

1. בצורה כללית, משקפים בבירור את תוכן המקרה, את ההרכב של המסמכים המופיעים בו, את המינים ואת הזהות התפקודית.
2. כלול את המרכיבים חובה, הממוקם ברצף ברור:

• הקלד שם או שם תת-סוג. זה יכול להיות התכתבות, יומן, הזמנות, פרוטוקולים וכן הלאה.
• שם הארגון / היחידה המבנית. כאן תוכלו למצוא מידע על היזם / מחבר המסמך.
• שם המיזם אליו מתייחסים המעשים שיש להישלח אליהם או שמהם הוא נועד לטפל.
• תיאור קצר של מסמכים.
• שם השטח שבו קשור התוכן של המעשים.
• התקופה (תאריך) אליה שייך התיעוד הנדון במקרה. כאן תוכלו גם למצוא מידע על נוכחותם של עותקים.

מעשי בגיליון אחד

בעת גיבוש כותרות של מקרים בהםישנם מסמכים כאלה, אם הם אינם מחוברים על ידי רצף של ביצוע, המילה "מסמכים" משמש, ובסוף (בסוגריים) הסוגים העיקריים שלהם מסומנים. זה יכול להיות דיווחים, תוכניות וכו 'הניסוח, למשל, יכול להיות: "מסמכים על החזקת סמינרים על עסקים ארכיוניים בארגון (רשימות של פרסומים חינוכיים ושיטתיים מומלץ, רשימות)."

התכתבות

הכותרות של המקרים שבהם הוא נכלל כולליםהמונח המקביל. אחרי המילה "התכתבות" עולה, על איזה נושא ועם מי הוא ניהל. בכותרת המקרים בהם יש מכתבים מכתבים הומוגניים, שמותיהם אינם ניתנים. במקום זאת, לציין את המינים הנפוצים שלהם. הניסוח, למשל, יכול להיות: "התכתבות עם הענפים של הארגון בנושאים של דיווח שנתי ותכנון." אם יש מכתבים מכתבים שונים בתיק, הם גם לא רשומים. במקרה זה יש לציין רק את נושא התקשורת. לדוגמה: "התכתבות בנושאים הקשורים בהתאמת כוח אדם". שמו של כתב מסוים מצוין רק כאשר התיק מכיל מכתבים בלבד ממנו וממנו.

מסמכים הקשורים ליישובים ספציפיים

אם נוצרים מקרים ממעשים כאלה, הרי שמותיהם של היחידות האדמיניסטרטיביות-טריטוריאליות מסומנות בכותרות. יש להביא בחשבון מספר ניואנסים:

1. אם התוכן של מערכת המסמכים נוגעכמה אזורים הומוגניים, שמות ספציפיים שלהם אינם רשומים. במקרה זה, שם הסוג הנפוץ שלהם הוא נתון. הניסוח יכול להיות: "מסמכים על ארגון האינטראקציה בין ראשי משרד הביטחון למאבק בטרור".
2. אם התוכן מתייחס ליחידה מנהלית-טריטוריאלית אחת, השם שלה מצוין בכותרת.

מתקדם

בכותרות המקרים, הכוללים מסמכיםעל תכנון / דיווח, נתונים על התקופה שבה הם ערוכים. זה יכול להיות רבע, שנה, חצי שנה. בכותרות של מקרים המשמשים לסינתזה של מסמכים הומוגניים, הכותרת של האחרון מצוין ברבים. לדוגמה: "הזמנות לקידום עובדי הארגון".

יצירת כרכים

במקרים בהם ההנחה היא כי המקרה יהיה(למשל, עם כמות משמעותית של תיעוד), הכותרת הכללית היא מלכתחילה מנוסחת, ולאחר מכן (אם יש צורך) - את שמות החלקים שלה. אלה האחרונים לבצע זיקוק פונקציה. לדוגמה: "הערות שירות עבור 2015", "Volume 1. שירות הערות במחצית הראשונה של 2015". במהלך היווצרות ורישום של מתחמי מסמכים, כותרות ניתן לציין. יחד עם זאת, אסור לכלול בהם ניסוח יעיל ולא ספציפי. בפרט, השימוש במילים כגון "שונות", "התכתבות כללית" וכן הלאה אסור. מומלץ להימנע משימוש בתורות מורכבות ובמילות פתיחה.

ייעול

זה יכול להיות מיושם בשתי דרכים:

1. בתהליך של יצירת המינוח של כולוארגונים בתחילת הרשימה הופכים לכותרות על מקרים של מעשים ארגוניים ומנהליים. כמו כן, לפי סדר החשיבות, מסומנים השמות לקטגוריות אחרות (חוזיות, תכנון ודיווח וכד '). איחוד המקרים במבנה הסעיפים, כמו גם הקצאת כותרות אלה, מתבצע תוך התחשבות במינים וביחסים התפקודיים של המעשים שבתוכם.
2. בעת יצירת רשימה מאוחדת של שמותהסעיפים יהיו ישירות שמות של יחידות, על בסיס תוכניות סיווג של זה הוא ערוך. השמות הם בהתאם לשולחן האיוש.

קביעת העיתוי

נדרשת הגדרה ראשונית של תקופותכדי להבטיח את הארגון של ניטור קבוע של ציות שלהם, תיקון בזמן של משטרי האחסון. לדוגמה, התקופה עשויה להשתנות מ זמני כדי קבע אם יש עילה לעשות זאת. הקמת התקופות מבוצעת בהתאם למידע שרשימת המסמכים הסטנדרטית (המחלקתית) נוצרת במהלך פעולת המיזם. אם אין רשימה כזו, נעשה שימוש במינוח מקורב / סוג. קביעת תקופות אחסון יכולה להתבצע גם בהסכמה עם הגופים המוסמכים של הארכיון הפדרלי.

הקצאת אינדקסים

זה מבוצע עבור מבצעית ללא שגיאותזיהוי מקרים, וכן מסמכים הכלולים בהם. המדד הוא סמל, נעשה עם שימוש בספרות בערבית. זה יכול לכלול את קוד המחלקה עם הוספת מספר הרצף של המקרה הרלוונטי (באמצעות מקף). לדוגמה, מחלקת החשבונאות מקצה את הקוד 05. הדו"ח השנתי הוא המסמך שפותח את הסעיף. לפיכך, במקרה של פעולה זו, כחלק בלתי נפרד מהמאוחד, נקבע המדד 05-01.

</ p>>